Workflow

Ein Workflow (zu Deutsch: Arbeitsablauf oder Arbeitsprozess) beschreibt eine festgelegte Abfolge von Arbeitsschritten, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden, um ein definiertes Ziel zu erreichen. Es handelt sich dabei um die Verkettung verschiedener, aufeinander folgender Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens.

Charakteristisch für einen Workflow ist, dass er ein klar definiertes Startereignis sowie ein Endergebnis aufweist und einem organisierten Ablauf folgt. Workflows dienen stets einem bestimmten Zweck und sollen einen sinnvollen Nutzen stiften, sei es intern für das Unternehmen oder extern für Kunden.

Workflows zeichnen sich durch ihre Einfachheit und Wiederholbarkeit aus und werden häufig über Diagramme oder Checklisten visualisiert. Im IT-Kontext bezieht sich ein Workflow auf die Automatisierung eines Geschäftsprozesses, wobei Dokumente, Informationen und Aufgaben anhand definierter Regeln von einem Beteiligten zum nächsten weitergereicht werden.

Es ist wichtig, zwischen Workflow und Geschäftsprozess zu unterscheiden, obwohl diese Begriffe oft synonym verwendet werden. Ein Geschäftsprozess hat primär organisatorischen Charakter, während bei einem Workflow zusätzlich IT-technische Aspekte eine Rolle spielen. Ein Workflow legt fest, wer was bis wann erledigen muss, regelt die Weitergabe von Informationen und Dokumenten und definiert die technischen Hilfsmittel zur Prozessausführung.

In der modernen Arbeitswelt werden Workflows zunehmend durch spezielle Workflow-Management-Systeme gesteuert, überwacht und analysiert. Diese Software-Lösungen ermöglichen die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen und tragen dazu bei, die Effizienz und Produktivität zu steigern, indem sie die Arbeit rund um die Arbeit eliminieren.